Una renovación, una entrada de gala y un donativo son la misma persona. La mayoría de los sistemas no lo ven así.

Qué falla hoy

Una persona dada de baja que sigue siendo tu donante

La cuota de una persona caduca en marzo, y en abril esa misma persona dona igualmente al llamamiento de emergencia. En un sistema de socios y una herramienta de donación que nunca se hablan, eso se lee como una baja y una donante nueva sin relación, no como la misma relación pidiendo ser renovada.

La temporada de renovación es un proyecto de conciliación

Alrededor de la fecha de aniversario, alguien exporta los recibos de cuota del procesador y los empareja a mano con el listado de socios, persiguiendo la diferencia entre a quién se facturó, quién pagó y a quién se le caducó la tarjeta en silencio. Es la semana más ocupada del año, dedicada a la aritmética.

Ingresos de eventos que olvidan quién asistió

Las inscripciones a congresos y galas suelen ser un flujo de pago separado de las cuotas. El informe financiero muestra que el evento dio superávit, pero nadie puede decir cuántos asistentes eran socios dados de baja que el evento debería haber reconvertido.

Las delegaciones llevan sus propias hojas de cálculo

Una delegación local recauda sus propios refuerzos de cuota y cuotas de evento, los registra como prefiera su tesorero, y envía a la oficina central un resumen una vez al trimestre. Para cuando llega, es un total sin ninguna persona detrás.

Qué se conecta, y con qué autorización

Cada fuente de abajo se lee solo después de que tu organización la configure y autorice.

Stripe

La facturación recurrente de cuotas llega con sus cargos de renovación, pagos fallidos y cancelaciones intactos, así que una baja es un estado que puedes ver, no un vacío que notas meses después.

Square

Los pagos presenciales de congresos y eventos, cuotas de inscripción, venta de mesas, mejoras del mismo día, llegan al mismo libro que las cuotas, no a un arqueo aparte del día del evento.

Donativus forms

Los avisos de renovación e inscripciones a eventos creados como formularios alojados producen envíos ya vinculados al registro de socio al que pertenecen.

Existing CRM records Limitado

Tu base de datos de socios actual sigue siendo tu sistema de referencia para el listado. Su historial de contacto y cuotas se traslada, así que Donativus parte de tu base real de socios. Through imports and supported providers. There is no live two-way sync with an arbitrary CRM.

Mailchimp

Los recordatorios de renovación y los boletines de delegación se sitúan junto al historial de cuotas y donativos, así que una persona que abre cada correo pero ha dejado de pagar es una oportunidad visible, no un misterio.

El ciclo operativo para este trabajo

1. Conectar

   Autoriza tu procesador de cuotas, tu proveedor de pagos de eventos, tus formularios de renovación y tu base de datos de socios. Nada se lee hasta que lo activas.

2. Unificar

   Los cargos de cuota, los pagos de eventos y los donativos llegan como transacciones normalizadas con su referencia del proveedor, estado y la persona socia a la que pertenecen.

3. Analizar

   El estado de renovación, el historial de bajas, la asistencia a eventos y los donativos voluntarios se adjuntan a un registro de socio, en lugar de vivir en herramientas separadas con inicios de sesión separados.

4. Actuar

   Construye una cohorte de renovación con las personas cuya cuota caducó en los últimos noventa días, o un público de asistentes a congresos que nunca se han unido a una delegación, y lanza la campaña sobre él.

5. Medir y mejorar

   La tasa de renovación, la conversión de eventos y los donativos añadidos a la cuota se rastrean hasta la campaña que los impulsó, lo que convierte el impulso de renovación del año que viene en un plan, no en una repetición.

¿Es la persona que paga la cuota la misma que donó al llamamiento?

La mayoría de las asociaciones gestionan la facturación de cuotas, la inscripción a eventos y los donativos voluntarios a través de herramientas distintas, cada una con su propia idea de quién es un socio. La consecuencia no es solo tener registros duplicados. Es que no puedes ver la relación real que un socio tiene contigo.

Donativus resuelve los pagos de cuota, las inscripciones a eventos y los donativos en el mismo registro de socio, así que las cuotas pagadas a lo largo del tiempo, el estado de renovación, el historial de eventos y los donativos voluntarios se leen como una única línea temporal, no como tres exportaciones que hay que emparejar. Una persona que dejó caducar su cuota pero sigue donando en la cena anual deja de ser una anomalía repartida entre dos sistemas y se convierte en una oportunidad de renovación sobre la que alguien puede actuar.

Cómo es la temporada de renovación cuando nada necesita reemparejarse

Una cohorte de renovación es el grupo de socios cuya cuota vence, o acaba de vencer, en una ventana determinada. Gestionarla bien significa saber, en cualquier día, quién ha renovado, quién está en mora y a quién se le ha caducado la tarjeta en silencio. No reconstruir esa imagen una vez al trimestre a partir de una exportación del procesador.

Los cargos de cuota se ingieren a medida que ocurren, así que Donativus mantiene el estado de renovación al día en lugar de montado a posteriori. Un cargo de cuota recurrente fallido aparece como un estado en el registro del socio, no como una ausencia que solo sale a la luz cuando alguien por fin lo comprueba. Eso convierte la semana de conciliación en época de renovación en una campaña de renovación dirigida que ejecuta tu equipo, no en una hoja de cálculo que tu equipo tiene que reconstruir.

Ingresos de congresos y eventos sin un arqueo aparte

Los congresos, galas y reuniones de delegación suelen ser el mayor evento de ingresos que gestiona una asociación, y normalmente se concilian por separado de todo lo demás, porque el pago ocurre otro día en otro terminal.

Las inscripciones a eventos y los pagos presenciales se ingieren en el mismo libro de transacciones que las cuotas y los donativos, con la campaña o evento al que pertenecen. Eso hace posible ver, en la misma vista que el estado de renovación, qué asistentes eran socios dados de baja, cuáles eran invitados que merecían una oferta de socio, y si el evento movió a la gente hacia la renovación o solo hacia asistir una vez.

Ver delegaciones sin convertirlas en organizaciones separadas

Una delegación local no es una entidad legal separada como sí lo son las organizaciones miembro de una fundación. Es un grupo dentro de la misma asociación, normalmente con sus propios voluntarios y su propia forma de llevar una reunión. Donativus refleja eso con atribución de campaña y fuente en lugar de espacios de trabajo de entidad separados. Los refuerzos de cuota, cuotas de evento y llamamientos locales de una delegación llevan esa delegación como su fuente, así que la oficina central lee el rendimiento por delegación sin que cada una necesite su propia instancia de la plataforma.

Esto es una disposición deliberadamente más ligera que el aislamiento a nivel de entidad construido para fundaciones que gobiernan organizaciones legalmente distintas. Una asociación con filiales realmente constituidas por separado debería usar ese modelo en su lugar. La mayoría de las delegaciones y sucursales no lo necesitan.

Qué cambia

La temporada de renovación es un informe, no una reconstrucción

El estado de las cuotas llega conciliado, así que la semana más ocupada del año es una revisión, no un emparejamiento manual.

Un socio, una relación

Cuotas, asistencia a eventos y donativos voluntarios se resuelven en la misma persona en lugar de tres registros sin relación.

Bajas que realmente puedes alcanzar

Las cuotas fallidas o no renovadas salen a la luz como un estado, mientras aún hay tiempo para una campaña de renovación.

Delegaciones que puedes leer sin un consolidado manual

Las cuotas, eventos y llamamientos de cada delegación son visibles desde la vista nacional sin una hoja de cálculo trimestral.

Cómo encaja con lo que ya usas

• Donativus no es un procesador de pagos. Tu proveedor de cuotas y eventos captura y liquida el dinero, y sus comisiones son independientes de lo que nos pagas.
• Tu sistema de gestión de socios sigue siendo tu listado de referencia. El historial de socios y donativos se traslada mediante importación o una conexión de proveedor, y Donativus concilia contra él la actividad de cuotas, eventos y donativos.
• Cada fuente de cuotas, eventos o donativos se ingiere solo después de que tu asociación la configure y autorice. Nada se rastrea antes de eso.
• La analítica integrada cubre los informes de socios y captación de fondos. Power BI es un complemento opcional para asociaciones que ya informan ahí.