El lote de liquidación y el registro del donativo, por fin el mismo documento.

Qué falla hoy

La liquidación no coincide con la lista de donativos

Una liquidación del martes llega como una suma única que cubre varios días de donaciones, menos las comisiones que el procesador ya ha descontado. Emparejas esa cifra a mano con los registros de donación individuales, contrarreloj, en cada liquidación.

Un reembolso que el lado de captación nunca ve

Alguien emite un reembolso directamente en el procesador de pago. A menos que también se acuerde de corregir el registro del donante y el total de la campaña, tus cifras de captación y la analítica construida sobre ellas siguen contando dinero que ya no está.

El método no documentado de una sola persona

Tu hoja de cálculo de conciliación funciona porque una persona ha pasado años aprendiendo qué significa cada columna. Cuando esa persona falta, nadie más puede cerrar el mes con confianza.

Una pregunta de auditoría sin un rastro claro

Un auditor pregunta de dónde sale una cifra reportada. La respuesta honesta implica varias exportaciones, una fórmula que nadie recuerda del todo haber escrito, y una promesa de comprobarlo más tarde. Eso no es evidencia, y todos en la sala lo saben.

Qué se conecta, y con qué autorización

Cada fuente de abajo se lee solo después de que tu organización la configure y autorice.

Stripe

Cargos, reembolsos, disputas y eventos de pago recurrente llegan con su referencia del proveedor intacta, así que puedes rastrear un lote de liquidación hasta los donativos que contiene.

Redsys

Las operaciones de la pasarela española de tarjetas llegan al mismo modelo de transacción que cualquier otro proveedor, así que un mes con procesadores mixtos sigue cerrando contra un único libro.

PayPal

Los pagos y reembolsos de PayPal llegan al mismo libro que las donaciones con tarjeta, así que te ahorras un segundo proceso de conciliación que suele exigir un procesador aparte.

Bank transfers & offline gifts Limitado

Las transferencias y donativos offline que registras o importas se sitúan en el mismo registro que la actividad del procesador, así que el libro no se detiene en el límite de los pagos con tarjeta. Recorded by your team or brought in by import today. Direct bank connections are on the roadmap.

CSV & spreadsheet imports

Los saldos de apertura y cifras históricas de un sistema anterior o una hoja de cálculo se unen al mismo registro de transacciones, así que nunca reconstruyes un periodo anterior ya cerrado solo para consultarlo.

El ciclo operativo para este trabajo

1. Conectar

   Autoriza los procesadores de pago, transferencias bancarias y fuentes de importación que ya usas. Nada se lee hasta que se configura.

2. Unificar y normalizar

   Cargos, reembolsos, disputas y lotes de liquidación llegan como eventos y se resuelven en un único formato de transacción con referencia del proveedor, estado e importe.

3. Conciliar

   Un lote de liquidación se lee contra las transacciones individuales que salda. Un cambio de estado, reembolsado, disputado, fallido, aparece como un evento registrado, no como una nota manual.

4. Alimentar la analítica

   El mismo libro conciliado es lo que leen la analítica de captación, las recomendaciones de IA y la atribución de marketing, así que una decisión aguas arriba nunca se construye sobre cifras sin verificar.

5. Evidenciar

   Cada cifra reportada se rastrea hasta los eventos del proveedor que la produjeron. Esa es la respuesta que realmente quiere un tesorero o auditor cuando pregunta de dónde sale un número.

Por qué la cifra de liquidación nunca es el total del donativo

Una persona dona cien. Menos de cien llega a tu cuenta bancaria, porque el procesador descuenta su comisión antes de liquidar el pago. Explicar esa diferencia una vez es fácil. Explicarla cada mes, para cada procesador, con un criterio consistente, es el trabajo real.

Donativus registra tanto el importe bruto que donó la persona como el importe neto que se liquidó, junto a la comisión que se llevó el procesador. Un lote de liquidación se lee como la suma de las transacciones netas que contiene. Un total de campaña sigue informando la cifra bruta que realmente donó la persona. Ninguna de las dos cifras es una suposición, y dejan de confundirse entre sí.

Esto es conciliación de datos que el procesador ya generó, no una operación de pago que ejecute Donativus. El procesador sigue capturando el cargo, descontando su comisión y liquidando el pago. Donativus es la capa que hace esa secuencia legible contra tus propios registros, y lo bastante fiable como base para la analítica.

Reembolsos y disputas como eventos registrados, no como correcciones

Un reembolso emitido en el procesador y una disputa presentada por un titular de tarjeta son ambos eventos que le ocurrieron a un donativo concreto. Trátalos como correcciones manuales que alguien aplica después, y son exactamente el tipo de cosa que se pierde entre el registro de pago y el registro de captación, corrompiendo en silencio la analítica construida a partir de él.

Donativus los ingiere como cambios de estado en la transacción a la que pertenecen. Un donativo reembolsado aparece como reembolsado. Un cargo disputado muestra la disputa, y luego su resultado cuando el procesador la resuelve. Ese estado viaja con la transacción a cada informe que la lee, así que un total de campaña o el historial de donaciones de una persona reflejan lo que realmente ocurrió, no lo que se cobró originalmente.

Donativus no emite el reembolso ni defiende la disputa. Esas acciones ocurren en el procesador, bajo tu propio acuerdo de comercio. Donativus registra el resultado, así que tu registro financiero nunca se desalinea de él en silencio.

Leer un lote de liquidación hasta los donativos que contiene

Una liquidación de procesador rara vez es un solo donativo. Es un lote que cubre una ventana de actividad, neto de comisiones, a veces neto también de un reembolso previo. Conciliar un ingreso bancario contra la actividad de captación significa poder responder, para cualquier importe liquidado, exactamente qué transacciones representa.

Como cada transacción conserva su referencia del proveedor y su historial de estado, un lote de liquidación es un conjunto definido de transacciones, no un total que emparejas por deducción. Donde un procesador agrupa varias transacciones en una liquidación, esa agrupación sigue siendo visible. La línea del banco y la lista de transacciones son demostrablemente el mismo dinero, no probablemente el mismo dinero.

Cerrar un mes sin reconstruirlo

El fallo recurrente en los equipos de finanzas pequeños no es falta de diligencia. El método para cerrar el mes vive en la hoja de cálculo de una sola persona y en ningún otro sitio. Cuando esa persona falta, el cierre espera, o alguien más lo hace de otra manera, y los dos meses dejan de ser comparables.

Con las transacciones llegando ya conciliadas con su evidencia del proveedor, cerrar un mes significa revisar lo que el libro ya muestra, no montarlo desde cero. El acceso consciente de roles permite a una responsable de finanzas ver el detalle de conciliación de toda la organización, mientras otros roles ven solo lo que su trabajo requiere. El método para cerrar el mes se mantiene igual, sea quien sea quien lo haga.

Qué cambia

Liquidaciones que puedes rastrear

Cada lote liquidado se lee hasta las transacciones individuales que contiene, con las comisiones contabilizadas.

Reembolsos que no se pierden

Un reembolso o disputa registrado por el procesador se convierte en un estado de la transacción, visible en todos los sitios donde se usa, incluida la analítica.

Un cierre que no depende de una sola persona

El libro conciliado es el mismo punto de partida para quien cierre el mes, no el método no documentado de una persona.

Cifras que un auditor puede seguir

Los totales reportados se rastrean hasta referencias del proveedor y cambios de estado registrados, no hasta una fórmula de hoja de cálculo.

Cómo encaja con lo que ya usas

• Donativus no inicia pagos, no emite reembolsos ni mueve dinero. Tus procesadores capturan, liquidan, reembolsan y cobran sus propias comisiones. Donativus ingiere y concilia los datos que generan.
• Cada fuente se ingiere solo después de que la configures y autorices. Donativus nunca se conecta a una cuenta bancaria o un procesador sin ese paso.
• Las transferencias bancarias y los donativos offline los registra tu equipo o llegan mediante una importación. Donativus no lee una cuenta bancaria directamente.
• La analítica integrada cubre los informes operativos y de captación. Power BI es un complemento opcional, con licencia aparte, para equipos de finanzas que ya trabajan ahí.